GNG.PD.003 Reglement commissies V5 Maart 2024

Gewijzigd op Zo, 10 Mrt om 4:31 PM

0.DOEL, DEFINITIES

Dit document regelt volgens welke regels en voorschriften Global Network Group commissies zoals beschreven in GNG.RD.002 (Kwaliteitshandboek aangemelde instantie) en GNG.RD.014 (Kwaliteitshandboek niet als aangemelde instantie) werken.
De in dit document genoemde begrippen zijn gedefinieerd in GNG.RD.004 (Lijst van begrippen en definities aangemelde instantie) en GNG.RD.008 (Lijst van termen en definities niet als aangemelde instantie).

1.BEVOEGDHEID GLOBAL NETWORK GROUP

Global Network Group, of haar vertegenwoordiger, is bevoegd in overeenstemming met de van toepassing zijnde statuten en managementsysteem (document GNG.ID.004).
Global Network Group, of haar vertegenwoordiger, is bevoegd tot de behandeling van een verzoek tot wraking bij verschoning.
Global Network Group, of haar vertegenwoordiger, heeft toegang met adviesrecht tot de bijeenkomsten en vergaderingen van alle commissies.
Global Network Group is bevoegd een commissiebesluit naast zich neer te leggen.
Indien over eenzelfde onderwerp van dit recht zoals bedoeld in het vorige lid twee keer gebruik is gemaakt, is Global Network Group gehouden een advies in te winnen bij de ICC Council (Global Network Group Quality Management).
Indien het recht een besluit van ICC Council betreft, zijn Global Network Group en ICC Council gehouden een mediator te consulteren met als doel een minnelijke oplossing te bewerkstellingen alsmede de kwestie en het proces te evalueren.
Elk commissielid, ook wanneer hij/zij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door Global Network Group of ICC Council worden ontslagen of geschorst, ook bij het ontbreken van consultatie of toestemming van ICC Council. Elke schorsing die niet binnen twaalf kalendermaanden wordt gevolgd door een besluit tot ontslag eindigt door het verloop van die termijn.

2.BEVOEGDHEID COMMISSIES EN COMMISSSIE LEDEN

Een commissie en haar leden komen de bevoegdheden toe zoals bepaald in dit reglement.
Een commissie en/of een commissielid zijn niet bevoegd namens Global Network Group.
Een commissie, of een vertegenwoordiger, heeft toegang zonder stemrecht tot Global Network Group bestuursvergadering voor zover een aan de commissie gerelateerd onderwerp is geagendeerd en minnelijk overleg niet tot resultaat heeft geleid.

3.VERTEGENWOORDIGING

Een commissielid kan zich niet laten vertegenwoordigen.
Indien een commissielid een beroeps- of brancheorganisatie vertegenwoordigt dient zulks te blijken uit een door die organisatie rechtsgeldig opgemaakt en afgegeven originele verklaring van mandaat en vertegenwoordiging.

4.BIJEENROEPING

De commissievergadering wordt bijeengeroepen door de secretaris van de commissie of Global Network Group.
De oproeping geschiedt bijvoorkeur schriftelijk per brief, telefax, email , SMS, WhatsApp, Linkedin private message or Facebook private message, of bij spoedeisende situaties per telefoon gevolgd door een schriftelijke bevestiging, gericht aan de adressen van de commissieleden.
De termijn voor de oproeping bedraagt tenminste zeven dagen (1 week).
Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld en de noodzakelijke documenten meegezonden (bijgesloten).

5.BESLUITVORMING

Het ter commissievergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter dat door de vergadering een besluit is genomen is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het vorige lid bedoeld oordeel de juistheid ervan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een commissielid dit verlangt.
Alle besluiten van de commissievergadering worden genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen van de tijdens de stemming aanwezige commissieleden. De commissieleden die niet aanwezig kunnen zijn op de commissievergadering kunnen hun stem bij schriftelijke verleende volmacht door een ander commissielid uit laten brengen.
Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet zijn uitgebracht.
Quorum vereisten zijn niet van toepassing.
Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming, of ingeval van een bindende voordracht, een tweede stemming tussen de voorgedragen kandidaten plaats. Heeft alsdan weder niemand de volstrekte meerderheid verkregen dan vinden herstemmingen plaats, totdat hetzij één persoon de volstrekte meerderheid heeft verkregen, hetzij tussen twee personen is gestemd en de stemmen staken. Bij gemelde herstemmingen, waaronder niet is begrepen de tweede stemming, wordt telkens gestemd tussen de personen, op wie bij de voorafgaande stemming is gestemd, evenwel uitgezonderd de persoon, op wie bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen is uitgebracht. Ingeval bij een stemming tussen twee personen de stemmen staken beslist het lot wie van beiden is gekozen.
Indien de stemmen staken over een voorstel, niet zijnde de verkiezing van personen, dan is het verworpen.
Alle stemmingen geschieden online of mondeling tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of de meerderheid van de stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ondertekende gesloten briefjes.
Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt.
Een éénstemmig besluit van alle commissieleden, ook al zijn deze niet in de commissievergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van de commissieleden genomen, dezelfde kracht als een besluit van de commissievergadering.
Een commissie vergadering kan worden georganiseerd en plaatsvinden:
1. op een fysieke locatie
2. per telefoon (groepsgesprek)
3. per video-conference call (groepsgesprek)
4. als geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd (online) proces, inclusief (online) documenten uitwisseling en (online) stemming
5. op iedere andere wijze ter goedkeuring van Global Network Group

6.KWALIFICATIE, VOORDRACHT EN BENOEMING

Een commissie lid kwalificeert indien hij / zij tenminste voldoet aan:
1. het beschikken over een door een nationale overheid afgegeven geldig paspoort of identiteitsbewijs
2. het beschikken, desgevraagd, indien daar aanleiding toe bestaat, over een door een nationale overheid afgegeven verklaring omtrent het gedrag waaruit blijkt dat van geen bezwaar is gebleken tegen het lidmaatschap van één of meer commissies
3. niet in staat van faillissement of surseance van betaling verkeren
4. naar de opvatting van Global Network Group en de betreffende commissie betrouwbaar, deskundig en integer zijn, zulks voor zover van belang voor de beoogde functie
Indien een commissie lid tussentijds niet meer voldoet aan eerder genoemde kwalificaties kan het commissie lid worden geschorst.
Een commissielid wordt voorgedragen door Global Network Group of de betreffende commissie of gezamenlijk.
Global Network Group benoemt commissieleden.
In geval van een dispuut over voordracht, kwalificatie, schorsing en/of benoeming tussen Global Network Group en de betreffende commissie beslist Global Network Group.

7.TERMIJN

Een termijn bestaat uit drie aaneengesloten kalenderjaren en vangt aan per datum benoeming.

8.BEËINDIGING

Het lidmaatschap van een commissie eindigt door:
1. bedanken
2. drie termijnen te hebben vol gemaakt
3. beëindiging, schorsing of royement door Global Network Group
4. overlijden

9.FINANCIEEL

Voor zover een commissie en haar leden financiële middelen onder zich houden geschiedt één en ander onder verantwoordelijkheid van Global Network Group alsmede op basis van een door Global Network Group toegekend budget.
De commissie is gehouden een deugdelijke administratie en verslaglegging te voeren alsmede de administratie en de verslaglegging op eerste verzoek van Global Network Group te overleggen.

10.GEHEIMHOUDING – ONAFHANKELIJKHEID - ONPARTIJDIGHEID

Een commissielid is verplicht een geheimhoudingsverklaring te onderteken en - indien de commissie of het commissielid deel uitmaakt van of betrokken is bij de activiteiten van Global Network Group - het document GNG.RD.006 (gedragsregels).
Indien de bedoelde verklaring en gedragsregels niet zijn ondertekend kan het betreffende commissielid de toegang tot een commissie- of bestuursvergadering worden ontzegd.
De geheimhoudingsverklaring heeft uitsluitend betrekking op gegevens en informatie over personen, bedrijven, organisaties en anderszins privacy gerelateerde gegevens en informatie, voor zover deze verband houden van de taken, bevoegdheden en werkzaamheden van de commissie en de commissieleden.
Commissies en commissieleden zijn vrij van commerciële, financiële en andere vormen van druk die hun besluiten kunnen beïnvloeden.
Commissies en commissieleden zijn gehouden aan de uitgangspunten m.b.t. onafhankelijkheid en onpartijdigheid zoals vastgelegd in de reglementen van Global Network Group.

11.VERSCHONING

Global Network Group, een commissie of commissielid is gehouden zich te verschonen indien:
1. betrokkenheid bij een besluit of beoordeling zich aandient tot een certificaathouder waarmee een eerste- of tweede graads bloed- of familieverwantschap bestaat;
2. betrokkenheid bij een besluit of beoordeling zich aandient tot een certificaathouder waarmee een werkgever / werknemer relatie wordt onderhouden;
3. betrokkenheid bij een besluit of beoordeling zich aandient tot een certificaathouder waarmee onlosmakelijke zakelijke en/of contractuele betrekkingen worden onderhouden;
4. betrokkenheid bij een besluit of beoordeling zich aandient tot een certificaathouder waarmee voor zich zelf voordeel of bevoordeling ontstaat;
5. overige situaties ter beoordeling van Global Network Group.
In situaties waarin verschoning niet door Global Network Group, de commissie of het commissielid wordt toegepast, kan de belanghebbende een wrakingsverzoek indienen bij Global Network Group of bij ICC Council indien het de wraking van Global Network Group zelf betreft.

12.VERSLAG EN REGISTRATIE

Global Network Group en commissies zijn gehouden van de werkzaamheden en besluiten een deugdelijke verslaglegging bij te houden.
De verslaglegging kan naar keuze schriftelijk, digitaal of als combinatie van beiden plaatsvinden.
De verslaglegging dient te worden gearchiveerd in overeenstemming met de wettelijke bepalingen doch tenminste voor een periode van zeven aaneengesloten kalenderjaren.
Na bedoelde periode kan de verslaglegging worden vernietigd of ter nadere archivering worden aangehouden.

13.BIJZONDERE BEPALINGEN

Onder de voorwaarde van instemming van Global Network Group kan van dit reglement worden afgeweken.
Afwijkingen dienen te worden gedocumenteerd.
Dit reglement is van toepassing op commissies die opereren onder de jurisdictie van Global Network Group en haar leden, dochterondernemingen en (mede) gecontroleerde/beheerde juridische entiteiten.